Contexte

Imaginez une grande entreprise, où les équipes juridiques et opérationnelles jonglent quotidiennement avec une multitude de documents, de contrats et de clauses. Dans un contexte où le temps de chacun est compté, la nécessité d’un système de gestion des connaissances se fait sentir de plus en plus pressante. C’est pourquoi la Direction Juridique de notre client a souhaité mettre en place un site de knowledge management. Notre mission ? Créer un « legal store » qui soit attractif, facile à utiliser, où chacun puisse trouver rapidement ce qu’il cherche (et même ce qu’il ne cherchait pas au départ). Bref il fallait créer espace qui réponde parfaitement aux besoins des équipes juridiques et opérationnelles. Et ceci en utilisant l’outil groupe : SharePoint de Microsoft.

La mission réalisée : créer un site de Knowledge Management attractif 

Nous avons commencé par organiser des échanges avec des juristes de différentes entités du groupe. Notre objectif était de comprendre quels étaient les contenus qu’ils recherchaient au quotidien dans leur activité et qu’ils aimeraient trouver sur ce Legal Store. L’idée était aussi de comprendre comment ils les recherchaient, avec quelle logique et de voir les tendances communes entre tous.

Ces échanges ont été très riches. Ils nous ont permis d’identifier les contenus existants et les contenus cibles. Nous avons également pu définir collectivement l’arborescence du site. Nous avons ainsi identifié des catégories de contenu qui seraient présentés dans des pages dédiées. Nous avons également défini par exemple ce qu’il était intéressant de présenter en Home Page.

Une fois que nous y avons vu plus clair sur le contenu, le temps est venu de travailler sur le design du site. Il est vrai que les outils donnent un cadre mais avec un peu d’habitude, il est possible d’être créatif. Et cela, sans développement spécifique. Nous avons présenté des designs de site aux équipes pour qu’ils puissent se projeter et identifier sur chacun ce qu’ils aimaient.

A partir de là, nous avions tout ce qu’il fallait pour créer le site. En parallèle, nous avons piloté la mise à disposition des contenus à partager par l’équipe juridique.

Quel bénéfice pour le client ?

Grâce à notre intervention, le client a pu bénéficier d’un legal store bien conçu et adapté à ses besoins. Les utilisateurs ont accès à un outil intuitif et efficace pour partager et accéder aux contenus juridiques. 

Contexte

La direction juridique de notre client fédère et coordonne des équipes juridiques réparties dans différents pays et entités. Elle partage les orientations du groupe, les bonnes pratiques et des expertises. Elle anticipe également les évolutions du métier du Juridique afin d’y préparer les équipes. C’est dans ce cadre qu’elle a souhaité définir un plan de transformation digitale. Les objectifs étaient de permettre aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour le Business. Pour cela, il était nécessaire d’améliorer l’efficacité des processus juridiques en automatisant les tâches répétitives.

La mission réalisée : le plan de transformation digitale de la Direction Juridique

Dans ce contexte, il était clé d’embarquer l’ensemble de l’équipe juridique dans la réflexion. En effet, il fallait identifier des actions concrètes et réalisables, répondant à leurs besoins. Ces derniers pouvaient être différents en fonction des entités du groupe. 

Faire participer le plus grand nombre à la réflexion

Nous avons donc mené tout d’abord des entretiens avec les responsables business et les responsables juridiques. Notre objectif était qu’ils puissent exprimer et partager leur vision de la collaboration Business-Juridique : quelles sont les activités avec le plus de valeur ajoutée pour le Business ? Qu’est ce qui pourrait être automatisé ? Quelles idées innovantes pour les juristes ou les opérationnels mériteraient d’être creusées ? La posture du juriste vis-à-vis du Business doit-elle évoluer ? Comment accompagner les équipes ? Nous avons également mené en parallèle une enquête sur les mêmes thèmes auprès de l’ensemble des équipes Business.

Faire émerger un élan autour d’une vision commune de la transformation digiale à mener

Grace à cette matière terrain, nous avons pu organiser un atelier avec les équipes juridiques et des opérationnels. Nous avons tout d’abord partagé les résultats de cette première étape. Elle a permis d’avoir une base de réflexion commune à l’ensemble des entités. Puis, nous avons pu ensuite faire émerger une vision pour la transformation digitale du juridique. L’approche Design Thinking a été facilitante tout au long de l’atelier. Nous avons partagé ensemble les besoins de chaque profil (juriste et opérationnel) au cours de leurs activités types, les points de douleur, les bonnes pratiques, les outils déjà disponibles et les idées d’amélioration. Nous avons également partagé avec les équipes notre vision de la transformation digitale des directions juridiques en entreprise. Il a été question des différents niveaux de maturité d’une transformation digitale et également de l’évolution de la posture du Juriste vis-à-vis du Business. Nous avons présenté plusieurs retours d’expérience concrets de projets menés au sein d’entreprises. Tout ceci a permis aux équipes de se projeter, de compléter les idées d’amélioration et de prioriser les actions à mener.

Construire une roadmap des projets à mener

Dans une dernière étape, nous avons consolidé les actions retenues en 5 projets digitaux structurants. Ils ont concerné par exemple le partage de l’information entre les équipes (Knowledge management), l’utilisation de l’Intelligence Artificielle dans l‘analyse des contrats ou encore la mise en place de Legal bot pour les opérationnels.

Quel bénéfice pour le client ?

Notre accompagnement a permis aux équipes de prendre conscience des besoins communs et de mieux comprendre l’impact du digital sur leur métier. Elles ont également pu voir les opportunités qui se présentaient. Tout cela a créé un élan commun autour de cette transformation digitale du Juridique. Cela a également permis d’identifier des projets concrets, réalistes, répondant aux besoins prioritaires et sur lesquels les équipes ont continué à travailler ensemble.